Улесняване на семинари в отдалечени времена от Fausto Camacho Interactius UX Blog

Как да проведем семинар от разстояние: инструменти, знания и недостатъци на дистанционното преживяване.

В Interactius, както и в повечето компании в сектора, трябваше да успеем да изпълним много от задачите, които изпълнихме в офиса от домовете си. Днес повече от всякога сме разбрали стойността на ученето, като правим чрез пример и, трябва да се каже, ние се усъвършенстваме и адаптираме, докато вървим, като включваме тези малки уроци в ежедневието си, за да продължим да функционираме като екип.

Преди няколко седмици на масата беше поставена необходимостта от преосмисляне на краткосрочната стратегия на организацията, защото идеята, която имахме за 2020 г., беше остаряла за една нощ. Поради тази причина няколко души в екипа подготвиха семинар за устойчивост, за да могат да оформят стратегически план за 30, 60 и 90 дни. По пътя си открихме поредица от неща, които бихме искали да споделим, в случай че се окажете в същата ситуация като нас и се осмелите да улесните онлайн семинар с вашия екип или клиент.

Значението на предварителната работа

Когато се заехме с работата, видяхме, че е жизненоважно да се извърши предварителна подготовка, така че началната точка на семинара да бъде еднаква или подобна за всички членове. В нашия случай направихме следното:

Първо се записваме в отдалечени семинари, за да получим гледната точка на участника, да можем да съпреживяваме и да извличаме някои уроци.
Установихме целите на семинара.
Направихме бърз дизайн на дейностите, като изчислихме около три часа време и създадохме програма, която беше видима за всички.
Запознахме се с инструментите, които щяхме да използваме, тествайки ги, за да видим техния потенциал. Важно е да тествате в безопасна среда, преди да скочите в басейна и да видите плюсовете и минусите. Направихме предишна групова мозъчна атака.
Потърсихме прости видео уроци за тях, където бяха обяснени основните функционалности и ги споделихме с екипа.
Събрахме и прочетохме поредица от статии за общия социално-икономически контекст, за да придобием перспектива.
Няколко дни преди семинара пишем и изпращаме имейл с основни инструкции за работа, както и втори имейл същия ден от семинара като напомняне, където предоставяме връзките към работните дъски. В тази комуникация подчертахме най-важните аспекти на динамиката.

Техническите аспекти

След първата сесия разбрахме, че е силно препоръчително да работите с два екрана, тъй като можете да виждате лицата на хората и да работите едновременно с избрания инструмент. В нашия случай избрахме Miro и Hangouts, но те не са единствените опции, които пазарът предлага.

Също така видяхме, че би било чудесно, ако можете да имате слушалки с микрофон, защото те намаляват много околния шум и гласът се чува по-ясно.

От само себе си се разбира, че качеството на връзката е от съществено значение за избягване на падания и прекъсвания в комуникацията и че само гледането на видео уроците на инструментите не е достатъчно. Смятаме, че е повече от препоръчително да се отвори тестова дъска, където хората могат да се занимават и експериментират, за да загубят страха от грешки и да ускорят кривата на обучение.

Рационализирайте семинара

Ледоразбивачите и енергизаторите са повече от всякога от съществено значение. Решихме да имаме снимка на всеки от участниците на работното ни табло и им определихме пост-то със специфичен цвят. По-късно ги насърчихме да напишат името си върху него, за да могат да изпробват най-основните функционалности и да свикнат да копират и поставят поста, да пишат върху тях, да играят с техните размери и да се намират на дъската на Miro с тракпада и мишката. По-късно направихме снимка на обувките, които бяхме облечени, качихме го на Miro, сложихме го до нашата снимка и написахме на пост какво казват тези обувки за нас. При дистанционната работа е интересно да мислим за дейности, които изпълняват двойна цел: да увеличим уменията си в работното пространство и да влезем в работния поток с различно психическо състояние от обикновено.

Приемете семинара като експеримент и следвайте интуицията си.

С енергизаторите използваме друга стратегия. Ние се интересувахме повече от хората, които свалят физическо напрежение, затова предложихме упражнения за дишане и релаксация с музика. Това е много важен аспект, тъй като по време на очните семинари има много умствена и физическа активност. Обикновено хората се движат из стаята, работят изправени, сменят местата си и това им позволява да освободят напрежението, което се генерира в главата им. Работейки дистанционно пред един или повече екрани, ние нямаме тази опция, затова е препоръчително да създадете пространство за освобождаване на напрежението и фокусиране.