Ръководство за изготвяне на бюджет за събитие
Балансирането на бюджета за дадено събитие е едно от основните предизвикателства, пред които са изправени планиращите, и коренът на повечето парични проблеми може да се проследи от началните етапи на дискусията.
Винаги е по-добре да започнете да проектирате събитие въз основа на размера на наличните финансови ресурси, а не обратното.
Информацията по-долу ще ви помогне да изчислите разходите и да определите областите, където можете да ги намалите.
Схема на разходите за планиране на събития
Разходите могат да идват от широк кръг източници, след като се замислите за всички компоненти, свързани с поставянето на функция.
Най-очевидни са разходите за възстановяване и наемане на помещения, но списъкът само нараства оттам. Работата е там, че пренебрегването дори на една категория разходи може да има катастрофално въздействие върху разходите на човек.
Натисни тук за пълен списък на разходите за събития.
Въпроси, които да задавате на клиентите си
Като организатор на събития, вашата роля е да предоставяте експертна помощ както в координацията, така и във финансовото управление на събитието.
Имайте предвид, че клиентите ви мечтаят за съвършенство и това лесно може да помрачи преценката ви за това, което е финансово възможно.
Времето да намалите разликата между вашия бюджет и вашите очаквания е от самото начало. Много пъти е толкова просто, колкото да зададете правилните въпроси и да напишете бюджет по време на първата си среща.
По-долу са изброени 5-те ключови въпроса, които трябва да зададат планиращите, преди да изготвят договор за своя клиент.
1- Каква е прогнозираната дата и място за вашето събитие?
Това е може би най-основният въпрос, но е важно вашият клиент да даде директен отговор. Може да е лош знак, ако изпитвате голяма нерешителност или конфликт с тази тема.
Сега, разбира се, някои клиенти ще се нуждаят от вашата помощ при избора на място, но те наистина трябва да имат предвид поне няколко места.
Можете да прекарате значително време в търговски центрове и ще похарчите дори повече, ако клиентът няма представа какво иска.
2- Колко гости ще присъстват на събитието?
Разликата в цената между 200 и 500 присъстващи е огромна, така че ако даден потенциален клиент ви даде широк брой, те вероятно не са направили никакви изследвания за разходите.
В този случай трябва незабавно да преминете към следващия въпрос от списъка.
3- Какъв е вашият бюджет на човек?
Предпочитаме да водим с бюджетна заявка „на човек“, защото тя дава по-добра представа за това колко клиент е мислил за събитието.
Отговорите с общи цифри като 5000 евро или 20 000 евро са далеч от опита на гостите.
Независимо от числото, което клиентът ви използва, за да представи бюджета си, трябва да го разбиете на ставка на човек, така че и двамата да видите с какво наистина трябва да работите.
4- Кои са 3 основни елемента за вашето събитие?
След като знаете повече за бюджета, е време да определите дали той е достатъчно голям, за да отговори на очакванията на вашия клиент.
Трябва да имате задължителни пречки в определени ситуации. Представете си, че вашият клиент иска определена знаменитост да се представи на тяхното събитие, но все пак няма представа колко ще струва или дали този човек дори е на разположение.
Това са типовете проблеми, които трябва да решите предварително, и не винаги можете да се доверите на клиента да ги повдигне.
5- Кои 3 неща не искате във вашето събитие?
Въпреки че е много подобен на предишния въпрос, добавянето на отрицателната конотация може да добави значима информация към планиращия.
Кажете например, че клиентът е категорично против сервирането на пиле за вечеря. Едно от въздействията на това би било увеличаването на разходите за храна. Без пиле като опция ще трябва да помислите за говеждо или риба, които обикновено са по-скъпи.
Разбирането как „не-списък“ влияе върху цялостната картина е критично умение за оценка на съвместимостта на клиентите.
Тези 5 прости въпроса за планиране на събития ще ви разкажат много за вашия клиент, преди да се съгласите да работите заедно.
И въпреки че новите перспективи са от съществено значение за вашия бизнес събития, грешният тип клиент ще погълне всичките ви ресурси и ще ви струва пари в дългосрочен план.
Създайте основен бюджет за събитие
След като имате визия за събитието и приблизителна оценка с колко пари трябва да работите, накрая е време да структурирате бюджета.
Като организатор на събития, да останете в рамките на бюджета на клиента си е от ключово значение. И за да направите това, ви е необходим подробен бюджет за събитието, за който вие и вашият клиент се съгласявате.
Независимо дали сте нов в планирането на събития или опитен професионалист, запазването на бюджета на събитието ще ви помогне да останете организирани и подготвени за всякакви запитвания на клиенти и ще ви помогне да избегнете свръхбюджети.
За основно събитие, като семинар или вечеря, можете да използвате Excel или други програми за електронни таблици, които могат да бъдат полезни.
Избройте следните четири категории в горната част:
- Артикул (артикули)
- Прогнозирани разходи
- Действителни разходи
- Подробности
След това категоризирайте и проследете всяка от разходните позиции.
Управление на бюджета за събитие
1- Проследявайте разходите за наем на сайта. Докато планирате самото събитие и докато се срещате с мениджъра по продажбите на място, следете всички прогнозни цени на наема за събитието и функционалното пространство, домакинството, обработката на багажа и свързаните с това разходи.
2- Оценка на разходите за кетъринг. Това включва всички такси за храна и напитки, включително бакшиши и бакшиши, които могат да достигнат до 30%.
3- Такси за транспорт на документи. Това включва треньори, трансфери на събития и всички свързани с това разходи.
4- Добавете разходи за декорация. Повечето събития включват разходи за декорация като централни елементи, цветя, наем на палатки и др. Тук са изброени тези разходи.
5- Документи за такси за развлечения и оборудване. Общите разходи в тази категория включват A/V оборудване, но също така е добро място за изброяване на такси за високоговорители или ако наемате артисти.