Всички отговори за командировъчните разходи и тяхното управление
Разходите, които служителят генерира при изпълнение на професионалните си задачи на място, различно от обичайната му работа, са известни като пътни или бизнес разходи. В тази статия ние отговаряме на някои често срещани въпроси, свързани с особено често срещани понятия в рамките на бизнес пътните разходи.
1. Основни понятия
Какво е диета?
Диетата е икономическата сума, която компанията отделя за покриване на разходите, свързани с издръжката и престоя, който служителят има по време на пътуване за работа. В много случаи диетата представлява групиране на понятия, които по принцип покриват направените разходи. Компанията плаща фиксирана сума за концепция, вместо точна сума за всеки разход.
Диетите групират две основни понятия:
Поддръжка: разходи за издръжка на служителя.
Разходи за живот: разходи, свързани с настаняване.
Какво е пробег?
Пробегът е икономическата сума, с която компанията компенсира служителя за използването на неговия личен автомобил за бизнес цели. Той покрива всички разходи, произтичащи от използването на автомобила по работни причини: гориво, износване, данъци, застраховки и др. От друга страна, той не покрива допълнителни разходи като пътни такси и паркинг, тъй като те се заплащат отделно.
2. Основни модели
Всяка компания трябва да избере модела, който най-добре отговаря на нейните интереси и интересите на нейните работници. Сред моделите за управление на този вид разходи откриваме три изключителни:
Фиксиран модел: в този случай компанията определя сума за един или набор от разходи. По този начин компанията се отказва от точен контрол на разходите, за да улесни задачите, свързани с прегледа и валидирането на пътните разходи. Диетата се превръща в максимална надбавка, която работникът може да има, за да покрие фирмени разходи.
Модел на разходите: В този случай разходите трябва да бъдат обосновани с доказателство и/или фактура. Следователно има по-голяма видимост на размера на разходите и той се възстановява точно, въпреки че задачите за преглед са сложни, тъй като е необходимо да се управлява целия този допълнителен материал, който служи като доказателство.
Смесени модели: в някои случаи някои разходи се управляват с надбавки, а други въз основа на ваучери. Друг случай е този, при който има установена диета, но тя трябва да бъде обоснована с набор от билети. Компанията избира дали да плати точната сума, която съставлява групата или закръглява цифрата до конкретната сума, която диетата предполага, което, от друга страна, отбелязва максималната цифра, която може да достигне разходът.
3. Обосновка, иск и уреждане
Процесът, който трябва да се следва за претендиране на разходите за диети и пробег, трябва да бъде напълно изяснен в политиката за пътни разходи. Препоръчително е да се информирате за фирмените политики относно пътните разходи, тъй като това ще бъде рамката, установена от компанията по отношение на процеса и елементите, необходими за оправдаване на всички пътни разходи.
На първо място, има два механизма, чрез които работникът може да плати разходите си по време на пътуването:
Първият е визитка: в този случай не е необходимо да възстановявате разходите, тъй като това е отговорност на самата компания. Това може да избегне напрежение поради евентуално напрежение с пътуващите поради необходимостта да се финансира компанията и поради времето, което минава между разхода и уреждането му. Освен това за компанията ще бъде много по-лесно да контролира разходите, да прилага собствените си политики за бизнес пътувания и т.н. Пари могат също да се очакват.
Другото е собствени пари на работника, пари в брой или лична банкова карта, чрез които работникът плаща от джоба си разходи, свързани с развитието на работата му.
Фокусирайки се върху това, което работникът плаща с неговите пари, те се възстановяват като разходи и обикновено, освен заплатата на работника, тъй като те не представляват възнаграждение за служителя, а по-скоро възстановяване на платена сума преди това. Най-честият случай, в който пътните разходи са включени в заплатата, е когато компанията ги възстановява на самостоятелно заети работници.
Удобно е да детайлизирате целия процес от началото до края, като започнете с всички необходими елементи за обосновката му и детайлизирате стъпките, които ще бъдат следвани за неговото иск, одобрение и уреждане.
1. Обосновка: За диети компанията може да изиска контекстна информация за пътуването, като например името на посетения клиент, хората, които са присъствали на срещата или храненето, причината за пътуването, одобрението на ръководителя или дори конкретни разписки за разходите направени. По същия начин и независимо от формата му на сетълмент, в някои случаи се изисква и представянето на съответните подкрепящи документи.
За разходи, свързани с движение или разписки, свързани с пътни такси, паркиране, обикновено се отчитат фактори като целта на пътуването и посетения клиент. Може да се случи, че се използва някакъв вид пътническа карта, която включва понятия като бензин, ремонти и пътни такси. В този случай процесът на управление е интегриран, но обикновено е билетът да се представя като доказателство.
2. Тези подкрепящи документи са основата за процеса на искове като пътни разходи те се включват в пътното споразумение или платежното нареждане.
3. Разрешение: както надбавките, така и пробегът са компенсаторни, така че възстановяването им от компанията е изключено от категорията на заплатите. Фирмата може да плати разноските по реда на разходите, седмично или месечно във ведомостта или с плащане извън нея. Трябва да се има предвид, че данъчното третиране на възнаграждението на тези разходи е особено, тъй като при определени граници те не плащат данъци и не допринасят.
4. Регламент
Политиката на разходите на компанията е ключов елемент в целия процес на управление на разходите, тъй като това е документът, който събира разпоредбите, които регулират всеки фактор или процес, свързани с пътните разходи. Това е естественото място за дефиниране на контролните механизми, които налагат ред в областта на пътните разходи. Наред с другото, тя трябва да включва информация за това какви видове квоти дружеството има за своите работници, условия за тяхното искане, ако се изисква някакъв вид одобрение от отговорно лице и механизмите за обосновка.
Тъй като разходите, свързани с диети и придвижване, засягат работника, те се договарят с работническия съвет и са включени в Колективния договор. Тъй като засягат пътуващия, те също са включени в политиката за пътуване, обикновено в приложение, което е по-гъвкаво от самата политика за пътуване.
Размерите на квотите и пробегът подлежат на промени, както чрез вътрешни решения на компанията, така и от външни причини като промени в законодателството или данъчното облагане. Актуализациите обикновено се фиксират ежегодно или в продължение на няколко години, като се добавя увеличението на CPI и понякога допълнителен процент.