Какво е класификационна диаграма; ДОКУТЕКАНА
Класификационната таблица е основен инструмент в архивите, тъй като служи като основа за изпълнение на останалите архивни задачи: описание, оценка, възстановяване, разпространение и др.
Можем да го определим като a класификационен индекс въз основа на документални серии на нашата компания или организация.
Класификационната таблица отразява по йерархичен и логичен начин функциите и дейностите на нашата компания. Той съдържа всички документални поредици, създадени и управлявани от нашата организация, независимо от тяхната подкрепа (фотографска, хартиена, електронна и др.) И тяхната хронология.
Което е a документална поредица? Можем да кажем, че документалната поредица е резултат от извършване на една и съща дейност за определен период от време, тоест те са документи с един и същ формат, които се генерират хронологично.
Например документите, възникнали при наемане на работници, образуват поредицата „лични досиета“. Други примери за документални серии са: фактури на клиенти, фактури за доставчици, протоколи от борда, годишни счетоводни книги, счетоводни книги, проекти, ведомост за заплати и др. Някои документални поредици се генерират във всички компании, а други не, тъй като те зависят от извършените дейности.
Класификационна диаграма улеснява търсенето, като е единна класификация, която включва всички фирмени документи, което избягва дублиране и прекъсване на връзките при консултация с произхода на компанията и по време на извличане на информация. Както добре позволява да се знае контекстът, в който се създава серия и връзката й с други сериали.
В класификационната таблица всички документални поредици са кодирани и йерархично организирани в категории, вариращи от общи до специфични. Това кодиране може да бъде азбучно, цифрово или буквено-цифрово и трябва да бъде изключително за всяко ниво на нашата таблица.
Освен това този код трябва сам да предоставя информация за категорията и поредицата. По този начин се улеснява контролът и възстановяването на документите, като се използва един и недвусмислен критерий.
ТИПОЛОГИЯ НА ТАБЛИЦИТЕ ЗА КЛАСИФИКАЦИЯ
Има няколко типа класификационни таблици:
- Органично: отразява организационна структура на организацията, възпроизвеждане на нейните услуги, секции, административни звена, отдели или офиси.
- Функционални: те се основават на анализа на функции или дейности на компанията, Те не трябва да съвпадат с органичната му структура, тъй като отдел може да извършва повече от една дейност. Това обикновено е най-ефективният тип, тъй като е по-гъвкав и стабилен от органичния, тъй като по-добре подкрепя промените, които могат да възникнат в траекторията и вътрешната организация на фирма или институция.
- Органично-функционални: те са най-често срещаните и както показва името им, те са a смес между органичната и функционалната системи. При този тип картини най-общите категории са продуциращите органи или субекти, а документалните поредици висят от тях.
- По теми: отразява съдържание или предмет на документите.
Когато избираме една или друга система, трябва да изберем тази, която най-добре отговаря на нашата компания. За това е необходимо да се вземат предвид елементи като стабилността, обективността и естеството на документите и административните процеси.
По-голямата или по-малката йерархия, тоест съществуването на повече или по-малко нива и поднива, ще зависи от нашите нужди.