Писане на имейли как да се измери - IONOS

Всеки ден те са написани около 269 милиарда имейла по целия свят, от които повечето са част от ежедневната работа. Все още обаче има много потребители, които продължават да правят същите грешки, когато пишат тези официални имейли, причинявайки недоволството на получателя, тъй като текстовете, в които липсва учтив стил, типичен за вида на връзката между подателя и получателя, се считат за проява на липса на професионализъм и в същото време унищожават продуктивността на този, който получава посланието. В проучване на американския изследовател Ерик Хорвиц е гарантирано, че след получаване на този тип писмена комуникация, човек отнема средно до 15 минути, за да се концентрира напълно върху дейността, която е правил.

1. Как да напиша имейл по професионален начин?
2. Структура и съдържание на професионален имейл
   1. Първа стъпка: въпросът
   2. Втора стъпка: заглавието
      1. Каква е степента на формалност, към която да се придържате?
      2. Как да поздравя получателя?
      3. Кого да поздравя първо?
      4. Какво да направя, ако не знам пола на получателя?
      5. Какви препинателни знаци придружават заглавието?
   3. Трета стъпка: въведението
   4. Стъпка четвърта: тялото
   5. Стъпка пета: заключението
   6. Стъпка шеста: Сбогом
   7. Стъпка 7: подписът
   8. Осма стъпка: прикачени файлове
3. И така, да: пример за професионален имейл
4. Как да напишем имейл добре: какво е и какво не е подходящо?

"Установихме, че участниците са прекарали средно близо 10 минути на превключватели, причинени от сигнали, и са прекарали средно още 10 до 15 минути (в зависимост от вида на прекъсването), преди да се върнат към фокусирана активност върху нарушената задача."

Въпреки че е още по-досадно, когато имейлът е зле написан, има хаотична и разединена структура или е просто без значение. За да избегнете неправилна стъпка в този много повтарящ се метод на комуникация, има някои насоки, които трябва да се вземат предвид.

Имейл със собствен домейн

Накарайте бизнеса си да говори сам за себе си с персонализиран имейл адрес и собствен домейн!

Как да напиша имейл по професионален начин?

Отговорът е прост: предварително да се погрижите и да размислите. Получателят е лесно да оцени професионализма и внимателността на подателя, ако имейл е съставен правилно, което е особено полезно в професионалния свят, въпреки че отнема повече време за съставянето му. Винаги пишете имейлите си кратък и не забравяйте, че текстът трябва да бъде информативен и трябва да изпратите a ясна структура. Посочете причината за имейла и помогнете на получателя да разбере от какво се състои.

Хубавото е, ако кратко два пъти добре. Важно е да напишете посланието си лаконично, без да пренебрегвате формите на учтивост. Трябва възможно най-кратко, тъй като чрез намаляване на текста се ограничава до изразяване на същественото и по този начин улеснява читателя да извлече най-важната информация. По същия начин и двете страни прекарват по-малко време, тъй като подателят пише по-малко и получателят не отнема толкова време, за да прочете.

Можете да спестите още повече време, като не пишете ненужни имейли, които са често срещани в тези три ситуации:

Колкото и да е важен краткият и кратък характер на текстовете, написани в имейлите, е учтивост и формалности прилагани за тях, особено в професионалната обстановка. Включването на официален адрес не струва нищо, моля, попитайте, благодарете и кажете сбогом правилно и въпреки че тези насоки се избягват по-често от необходимото, те все още са високо ценени през 21-ви век. Когато изпращате имейл, има причина за това: вие питате за информация, искате да зададете среща или просто искате получателят да вземе предвид изпратената информация, особено ако вие отговаряте на съобщение. Ето защо се препоръчва да се обърне внимание на характеристиките на този тип текст, тъй като те увеличават шансовете получателят да приеме съобщението сериозно и да реши да отговори.

8 основни правила за добро писане на имейли:

1. Изберете убедителна тема
2. Използвайте подходящо заглавие
3. Споменете най-важната информация в началото
4. Представя съдържанието по компактен и структуриран начин
5. Използвайте списъци и подчертавайте съдържание, за да поддържате по-лесно четене
6. Изберете последователен размер и стил на шрифта
7. Завършете имейла си с подходящо сбогом
8. И накрая, добавете вашия имейл подпис и прикачени файлове

Структура и съдържание на професионален имейл

Подобно на писмата, имейлите също следват определена структура. Тъй като читателите могат да го разпознаят, трябва да организирате съдържанието на тези „цифрови писма“, както се очаква и по този начин да улесните получателя да поддържа общ преглед на текста.

Първа стъпка: въпросът

В началото на всеки имейл е темата, предназначена да предаде на читателя кратко темата на съобщението. Въпреки важността си обаче, той често се забравя. За разлика от пощенската поща, при имейл трафика субектът се вижда директно във входящата поща, което е много полезно, като позволява на получателя да определи неотложността на съобщението, както и да търси или сортира получените съобщения. Ето няколко примери заподходящи въпроси:

• Среща: Баланс на месеца/03.03./10: 00
• Коучинг: специализирани услуги
• Резюме на срещата на 7 април
• ИТ информация: XY актуализация на софтуера

С тези примери читателят може да разпознае темата, която трябва да бъде обхваната в тялото на съобщението. Освен това по въпроса можете също да знаете спешността на получената информация.

Следователно НЕ се препоръчва да пишете тема, която не се фокусира върху темата на текста, е прекалено дълга или показва пасивно агресивно съобщение:

• Спешно. (Би имало смисъл да се уточни какво е толкова належащо.)
• Искане (За предпочитане посочете искането.)
• Имах няколко въпроса относно срещата от миналия петък в хотела (особено при смартфоните темата е много намалена, поради което се препоръчва да попитате по-кратко)
• Re: Бизнес обяд (Понякога от имейл с конкретна тема той се предава на друг, който няма нищо общо с показаната тема. Важно е в тези случаи темата да бъде модифицирана. Ако вече не се говори за фирмена вечеря, но на възлагането на задачи в даден проект, темата трябва да бъде променена, за да улесни търсенето и класификацията в бъдеще.
• Сигурно е така? Изобщо не е добра идея да критикувате директно, тъй като получателят ще заеме защитна позиция и няма да приеме отправената критика. Всъщност електронната поща не е подходящото средство за комуникация, за да издава разочарование, за тази по-добра комуникация лице в лице.

---