Как да се справите с вътрешните измами във вашата компания
Постигането на намаляване на разходите и оптимизиране на разходите може да бъде голямо конкурентно предимство за една компания. За да постигнем това, трябва да сме наясно какво е вътрешна измама и да вземем подходящите мерки, за да я избегнем или да я намалим колкото е възможно повече. В тази статия го обясняваме подробно.
1. Какво е вътрешна измама?
Изразът "вътрешна измама" може да звучи малко грубо. В някои ситуации е неохотно да се използва и се нарича „злоупотреба“. Факт е, че можете да го наречете както искате, но това е набор от дейности, които служат за малко надуване на отчета за разходите на служителя и печелене на няколко допълнителни евро. Това е явление, което засяга повечето компании и Това е още един източник на разходи и един, който трябва да бъде отстранен.
Измамата е в голяма степен в съответствие с нивото на контрол, възприето от работниците върху техните разходи. Тъй като процесите на анализ и преглед на отчетените разходи са традиционно бавни и скъпи, надзорните органи често работят, като вземат само проба от набора от получени бележки за разходи или като извършват твърде повърхностни анализи, които не стигат до корена.
Това усещане за липса на контрол насърчава някои да опитат трикове, за да надуят разходите си. Изпратени дублирани билети, разменете билети с други работници, увеличете разходите за диети и пробег. Разнообразието от опити за трикове е безкрайно и зависи само от изобретателността и смелостта на отговорните.
2. Видове вътрешни измами
Тип 1: вътрешна измама с документи
Този тип вътрешни измами възникват, когато документът, предоставен като доказателство, не отговаря на регулаторните условия от издателя, за да се счита за валидна фактура или билет.
За да бъде валиден документ, фактурата или билетът трябва да отговарят на следните изисквания:
Номериране на фактури.
Пълни данни на издателя на фактурата: CIF или NIF, пълен адрес и др.
Сума със задължителни данъци, надлежно детайлизирани.
Дата на издаване.
Място на издаване.
Пълно описание на закупените продукти.
Приложена данъчна ставка.
Валута, в която се плаща.
В допълнение към всички тези данни, документът не трябва да показва никакви щети и, разбира се, трябва да бъде напълно четлив. Следователно одиторът или лицето, отговорно за надзора върху тези документи, трябва внимателно да проучи техния състав, статус и четливост.
В същия този раздел бихме могли да включим вътрешни измами за билети, преминали повече от веднъж или за промяна на информацията на същия.
Тип 2: хронологични вътрешни измами
Това е несъответствие между датата на платежната бележка и деня, в който действително е извършен този разход. В повечето случаи това са диети, настаняване и билети, които не съвпадат по време или място с действително извършеното пътуване.
Тип 3: вътрешна измама с преразход
Понякога разходите, представени от служителя чрез разходна бележка, не отговарят на ограниченията, определени от политиките за пътуване на компанията, надвишавайки максимално разрешените. В зависимост от компанията, зададените ограничения могат да бъдат за разход, на ден, за категория (хотели, ресторанти, бензин и др.) И/или за пробег. Има и друг тип вътрешни измами, които също са много често срещани и които биха могли да бъдат включени тук: без да се вземат предвид авансите, направени от компанията.
Тип 4: вътрешна измама за закупуване на несъответстващи елементи
Въпреки че не е толкова често срещано като измама, причинена от лоша сметка или билет, с известна честота нарушението се извършва, когато служителят закупи продукт, например мобилно зарядно устройство без предварително разрешение от компанията.