Най-честите грешки в разходната система - Improven
В днешно време всяка компания, която се стреми да достигне адекватно конкурентно ниво, трябва направете вашите процеси по-гъвкави, адаптира и ориентира своите продукти към пълна удовлетвореност на клиентите, подобрява разпространението и рационализира своите комуникационни механизми. За да направите това, трябва да съсредоточите целите си върху търсенето на максимална ефективност, минимизирайте разходите си, постигнете високи постижения в качеството и представете конкурентни цени на пазара. За това е от съществено значение да има информационни системи, които позволяват да се знаят резултатите на компанията, за всяка от нейните области и дейности, улесняващи вземането на решения въз основа на споменатите стратегически цели.
Ето защо днес е от ключово значение да има инструменти за управление, базирани на точна информация, които помагат за информиране на стратегически и оперативни решения.
Съдържание
Система на разходите
Повечето компании имат, сред многобройните си инструменти за управление, някаква „система за разходи“. Има обаче много хора, на които им е трудно да определят точно за какво е, наблюдават тяхното изпълнение и интерпретират информацията, която предлагат.
Каквото и да е система на разходите (оттук нататък SC), имплантирани във фирма, опитът показва, че всички те споделят една и съща сложност: необходимостта да се персонализира според изискванията, сектора и характерните процеси на всяка компания. Точно в тази фаза на персонализиран дизайн и параметризиране се правят повече грешки.
Но кои са най-често срещаните грешки и как можем да ги избегнем? Нека да видим какво сме открили при някои от нашите клиенти.
1. Объркване на фактурираното с продаденото
Веднъж попаднахме на система на разходите Много конкретно. По принцип се приемаше, че това, което е фактурирано, е равно на това, което е продадено и се предполага, че анализираната от СК цифра за продажбите за даден интервал от време трябва да бъде идентична с фактурираната сума, която отчетът за приходите и разходите отразява за същия период.
В този случай разликата между двете понятия не беше ясна; те са различни суми и не трябва да се опитват да изравнят, защото не са еднакви. По принцип не се счита, че фактурирането включва отстъпки по фактура, рапели и други концепции, които се прилагат върху сумата на продажбата и които обикновено не предвиждат аналитичен SC, където продажбите са чисто отразени.
При този клиент имаше постоянни ситуации на объркване, подтикващи директорите и мениджърите да не се доверяват на SC, отделяйки много време и ресурси, накратко разходи, да се опита да открие причините за тези различия, търсейки възможни грешки в аналитичната система, докато тя бъде открита и коригирана.
2. Няма 100% проследимост на производството, проектиране на SC само за някои клиенти
В повече от един проект сме анализирали различни SC, които не предвиждат 100% от продажбите. В тези случаи SC е проектиран чрез прилагане на a разсъждения, подобни на теоремата на Парето: „За да контролирам бизнеса си, е достатъчно да контролирам 20% от клиентите си, които представляват 80% от продажбите ми ...“, и по този начин бяха включени само продуктите или услугите, съответстващи на тези клиенти.
За да се получи общият резултат от СК, но включително всички клиенти, беше изчислена връзката между тези 80% от продажбите и общия оборот на отчета за приходите и разходите. С този фактор, който обикновено беше между 1,05 и 1,1, се прогнозираха разходите и резултатът. Тоест не само е била концептуалната грешка на съвпадат с таксуваното с продаденото, първа грешка, но също така се предполагаше, че продажбите на клиенти, които не са включени в SC, генерират същия марж като тези, включени в 80%, когато се прави линейна проекция.
Това причинява големи отклонения с реалността и следователно отменя стойността на глобалната информация получени от SC.
3. Липса на познания за производствените процеси и техните изисквания
Въпреки че изглежда ясно, че тези, които проектират CS, трябва да знаят точно процеса на разработване или производство на продукта, който компанията им продава, опитът ни показва, че това не е така.
При клиент в хранителния сектор беше установено, че обработеният от тях SC не включва загубите от производствения процес. В този случай се обработват суровини, които пораждат произведени продукти, така че загубите в процесите на приготвяне, готвене и смесване са не само неизбежни, но и много значителни. Фактът, че не ги включи, породи разлики в потреблението между SC и реалността, която достигна значителни стойности и повлия не само на валидността на SC, но и върху планирането на потребностите от покупки и планирането на хазната, тъй като същите изисквания бяха използвани в останалите инструменти за управление на компанията.
В този случай системните дизайнери не бяха напълно наясно с реалния процес и необходимите ресурси за разработването на всеки продукт и се основаваха на първоначални теоретици без контраст, в които нямаше отпадъци или отпадъци. В крайна сметка информацията не се основава на действителни проби или измервания, а просто се основава на идеални теоретици без контраст.
4. "Теоретични рецепти" срещу "истински рецепти"
Много чест случай е несъответствието между „рецептата“ за разработване или производство на продукт, регистриран в SC, и този, който действително се обработва от оператора, който го прави или съставя. Изолирайки понятието "отпадъци", например в храните, списъкът с ресурси, необходими за съставяне или производство на стока или услуга, е известен като "рецепта". В много случаи CS съдържат нужди от персонал, машини или материали, които не отговарят на тези, които всъщност се консумират, така че резултатите, извлечени от CS, са погрешни и не отговарят на реалността.