Как да организираме събитие стъпка по стъпка с успех Leti Grijó
Ти искаш организирайте събитие и не знаете откъде да започнете? Днес искам да споделя с вас това ръководство за как да създадете събитие и всички действия, които трябва да бъдат извършени във всяка фаза.
С тази публикация искам да ви дам насоките за как се планира и какво трябва да вземете предвид при организирането на събитие, действията, които трябва да предприемете в производството и постпродукцията и как можете да популяризирате събитието, за да го направите успешно.
Събитията са чудесен инструмент за промяна на вашата марка, така че компаниите трябва да се възползват от този вид дейност, за да подобрят имиджа си, да изградят лоялност и да привлекат нови клиенти. съществуват три етапа добре дефинирани при създаването на събития: преди, по време и след. Преди да се задълбочите в тези фази, трябва да вземете предвид поредица от общи фактори за развитието на всякакъв вид акт, който споменавам по-долу. Събитията са чудесен инструмент за комуникация, който е много важен за компаниите. Кликнете, за да чуруликате
Съдържание на публикацията:
1. Общи фактори за организиране на събитие
Първият общ фактор за организирайте събитие е разработването на брифинг. Тоест документ, който непрекъснато се преразглежда и където се отразява стратегическият подход, който трябва да се приложи за постигане на поставените цели. В него вие съобщавате какво искате да направите и целите, които искате да постигнете. Брифингът е отправна точка, която изразява това, което клиентът иска да постигне. Кликнете, за да чуруликате Този документ компилира следните точки, наред с много други:
- Творческата идея
- Целевата аудитория
- Датата и мястото на тържеството
- Бюджет
- Програмата за развитие на събитието
- Преговори с доставчици
- Действия по време на, преди и след събитието.
Вторият фактор е творчество което се превърна в един от най-търсените елементи при наемането на организатор на събитие, тъй като именно това прави разликата в сравнение с конкуренцията. Събитието трябва да генерира въздействие и да спомогне за изграждането на лоялност към целевата аудитория чрез паметта по време и след събитието, следователно те трябва да бъдат възможно най-креативни. Творчеството дава възможност едно събитие да бъде изключително и да изпълни целите си. Кликнете, за да чуруликате
The нови технологии Те са друг компонент, който поема голяма роля. В повечето събития звукът, осветлението и изображенията се превръщат в основни елементи.
The избор на пространства и настройки всеки ден те изискват по-обширни сайтове, способни да хостват цялото функционално съдържание. Това изисква големи усилия в производството и сглобяването. Географското място, където се организира събитие, ще окаже влияние върху неговата продукция и неговия бюджет.
Провеждането на събития, които изискват продуцентският екип да пътува, е по-сложно и изисква да се мисли и за доставчиците. Ще трябва да решите дали да работите с редовни доставчици или с доставчици в близост до мястото. Има три етапа тези, за които трябва да се съобразите организирайте събитие успешно: предварителна фаза: планиране и подготовка. На този етап се работи по няколко аспекта, като разработването на инструктажа, определянето на целите, търсенето на местоположението и развитието на идеята.
Вторият етап е производство: развитието на събитието . Време е да посетите мястото, където ще се проведе събитието, за да наблюдавате събранието, така че всичко да е подготвено. На тази фаза се договарят доставчиците, необходими за проекта. По същия начин, с всички данни се изготвя работен план, провеждат се различни тестове и се създава подробен анализ, който производственият екип да следва.
След събитието, включително демонтажа, той отива в постпродукционна фаза където се анализират получените резултати. Време е също така да се оцени удовлетвореността на клиентите, постигането на целите и възвръщаемостта на инвестициите (въздействието и резултатите от събитието във връзка с връщането на целите).
2. Разработване на брифинга за събитието
Тази фаза, както вече коментирах, се основава на развитие на инструктажа, където целите, целевата аудитория, броят на присъстващите, датата, мястото и мястото характеристики на вида на събитието, което ще се проведе. Има няколко вида събития: конференции, панаири, изложби, конгреси, корпоративни събития, фестивали и др. Трябва да сте наясно, че инструктажът е добър инструмент за управление, той ще ви даде представа какво иска клиентът.
3. Анализ на целите
В тази стъпка се задават производствени цели. Проектът, който е предназначен за събитието, трябва да бъде абсолютно съобразен с очакваните цели.
Препоръчвам ви да провеждате срещи с клиента, за да разберете какви цели искате да покриете със събитието и да ги предадете на екипа по възможно най-подредения начин, за да постигнете очакванията на клиента. Трябва да сте много добре дефинирани какво е предназначено за събитието, каква е философията и посланието, което искате да предадете.
4. Списък на гостите, покана и потвърждение
Друга стъпка, преди събитието, е да се определи броят и видовете гости. Списъкът с гости, изпращането на покани и потвърждаването на присъстващите са действия, които трябва да се извършват в така наречената „фаза на касата“.
Поканите са основният инструмент за комуникация да предадете на човек или определена група желанието на домакина или организацията да присъства на вашето събитие. Днес можете да видите голямо разнообразие от дизайни, пълни с креативност, които ви насърчават да присъствате на събитието.
Независимо от дизайна, Всички покани трябва да имат логото или щита на институцията, която организира събитието, Кой кани (име на домакина, орган или организация), кого каните (ако е избрана персонализираната покана), мястото на събитието, датата, часа и ако се изисква потвърждение, трябва също да бъде ясно в самата покана.