Ключовете за поддържане на входящата ви поща (и актуална)

Тези червени цифри, които ни казват, че имаме 223 непрочетени имейла, когато се върнем от почивка, са източник на безпокойство и могат да направят връщането в офиса още по-трудно. Лошото управление на нашата електронна поща може да доведе до голяма загуба на време и дори до някакво друго разочарование за този много важен имейл, който беше заровен между спам съобщения и който никога не сме чели.

входящата

Спряли ли сте да броите колко време губите да проверявате и актуализирате имейла? 14% от общото производствено време на работния ни ден, според годишното проучване на управлението на времето в работата на градския съвет на Барселона, проведено от WorkMeter. Проучване от 2012 г. на глобалната консултантска компания McKinsey удвоява този процент и гарантира, че професионалистът прекарва 28% от деня си в четене и отговор на имейл.

Най-лошото е, че експертите уверяват това Повечето съобщения, които запълват нашите пощенски кутии, не са от съществено значение за изпълнението на нашата работа. Това са някои трикове, които могат да ви помогнат да се справите с бомбардирането на работни имейли по най-добрия възможен начин.

ПОЧИСТВА И ДЕЗИНФЕКТИРА

Входящата ви поща е още един работен инструмент, а редът и чистотата са също толкова важни, колкото и на истинското ви аналогово бюро. Без план за почистване натрупването на имейли ще продължи да расте неустойчиво. След четене онези, които няма да са необходими за по-нататъшни действия или не се нуждаят от отговор, могат да бъдат премахнати или архивирани, за да изчистят възгледа ни за отвличане на вниманието и да освободят място за тези, които се нуждаят от нашето внимание.

Проверката и изпразването на папката с нежелана поща също е важно, за да се отървете от възможните вируси, които дебнат за невероятно щракване в сянка.

ОТДЕЛЕТЕ И ОРГАНИЗИРАЙТЕ

Повечето имейл услуги предлагат възможност за разграничаване на множество пощенски кутии, създаване на папки и филтри и използване на етикети за класифициране на имейли. По този начин спестяваме време, като отделяме например съобщенията, които са адресирани лично до нас, от тези, които са част от масивна търговска кампания или известия от социална мрежа.