Процедурен правилник
Глава I - От икономическото управление
Раздел 1. - Одобряване на разпределението на разходите
Раздел 2. - Представителство на Asetrad
Одобрение със съгласие на Съвета на директорите на Asetrad или, където е уместно, на Асамблеята, ще е необходимо преди приемането или предлагането на участието на което и да е лице в някакъв акт или пред който и да е орган от името на Asetrad. За да поискате това одобрение, можете да пишете на Този имейл адрес е защитен срещу спам ботове. За да го видите, трябва да имате активиран JavaScript. или до Този имейл адрес е защитен срещу спам ботове. За да го видите, трябва да имате активиран JavaScript., излагайки подробностите на предложението. Съветът на директорите може да одобри това участие чрез анкета.
2.1.-Разходи за представителство
Асоциацията ще отговаря за действително направените разходи, когато действа от нейно име. Тези разходи включват пътуване, настаняване, издръжка и малка надбавка за покриване на малки разходи, които е трудно да бъдат оправдани.
По принцип разходите ще бъдат възстановявани a posteriori, след представяне на фактура и доказателство за надлежно конфигурирани разходи, с изрично споменаване на всички облагаеми данъци. Касиерът ще отговаря за прегледа на всички подкрепящи документи, преди да ги изплати и ще бъде отговорен пред Съвета на директорите.
В случай на разходи за сума, която изисква авансово плащане, дължимата мотивирана обосновка ще бъде представена на борда, който трябва да включва точното и документирано изчисление на тези разходи. Ако бюджетът, изчислен за пътуването, надвишава 500 евро и разходите вече са одобрени от борда, представителят на Asetrad може да получи аванс до 75% от споменатия бюджет за закупуване на билети. Във всеки случай лицето, представляващо Asetrad, е длъжно да представи фактурата или копие от билетите; В случай, че не представите никакво доказателство, трябва да върнете авансовите пари.
Неспазването на някое от тези временни правила ще освободи Асоциацията от заплащане на съответните разходи.
2.2.-Изместване
Пътуванията ще бъдат част от задачите за дейности и комисиони, със същата процедура като другите видове разходи.
Винаги ще се опитваме да намерим най-евтината налична опция в зависимост от времето за пътуване и наличността на члена от времето.
Билетите винаги ще бъдат на цена, еквивалентна на икономична класа или по-евтина (билетите могат да бъдат закупени в по-високи класове, при условие че, с приложената отстъпка, те са на еквивалентна цена или по-евтини от опцията в туристическа класа).
С изключение на изключението, посочено в предишния раздел за високи пътни разходи (над 500 евро), представителят трябва да закупи билетите и Asetrad (Treasury) ще плати цената им преди или след пътуването и при представяне на фактура или на копие на билетите.
За пътувания с кола ще се изчислява разстоянието от дома на члена до дестинацията. Километърът се заплаща на 0,19 евро.
В случай, че член напусне или се върне на място, различно от домашния му адрес, Asetrad ще изчисли цената на автомобилното пътуване от дома им до мястото на събитието или срещата и ще им плати най-много тази сума. Ако искате да продължите по друг начин, той трябва да бъде обоснован и предварително одобрен от Съвета на директорите.
2.3.-Настаняване
Asetrad ще заплати разходите за настаняване на хора, които пътуват, за да действат от името на сдружението. Минималните нощи, необходими за пристигане и връщане навреме, ще бъдат платени.
Лицето, представляващо Asetrad, ще отговаря за организирането на вашето настаняване; Можете да изберете типа хотел или друг тип настаняване, при условие че те са на сходна цена и имат законна фактура.