Как се прави отчет за разходите

Както при много други процеси, начинът, по който се изготвя отчет за разходите, може значително да варира от една компания до друга. Но има и редица концепции, изисквания и аспекти, които се споделят в по-голямата част от случаите. Ние обясняваме тези основни моменти.

разходния лист

1. Какво представлява бележка за разходите?

Разходните листове или бележки са хартиени или цифрови документи, които работниците използват, за да уведомяват и искат възстановяване на разходите от тяхната компания за разходите, които са направили във връзка с работата си. Те обикновено се управляват от административния отдел. Това обикновено определя формата, методологията, правилата и информацията, необходими за оправдаване и адекватно управление на разходите по отношение на квотите.

Различните полета

Компаниите определят необходимите полета за обосноваване на разход в рамките на отчет. Основните полета, които могат да се считат за стандартни, са следните:

  • Име на доставчика.
  • Концепция за разходи.
  • Количество.
  • Дата.

Повечето компании създават и серия от допълнителни полета, за да получат повече информация и да подобрят управлението. Това могат да бъдат определянето на категории или центрове на разходите, свързани с всеки разход.

2. Инфографика: 7-те неща, които никога не бихте помислили за отчета си за разходите

От Captio поръчахме проучване от консултантската компания Sales Cloud Team, за да разберем как се използват от испанските компании разходните листове в управлението на пътуванията. В тази безплатна инфографика ще откриете, че изготвянето на отчет за разходите е много често срещана задача във всички компании.

3. Процесът на генериране на отчет за разходите

При изготвянето на разходните листове разграничаваме три ясно разграничени етапа:

Писането на бележката: Обикновено се извършва от служителя, който е направил разходите, като взема за справка фактурите или билетите, които е събирал.

Контрол/надзор на същите: Чрез одитор (вътрешен и/или външен) компанията проверява дали тези разходи са реални и спазват установените политики.

Включване на данните в общото счетоводство на компанията и други системи за управление: Последната стъпка се състои от прехвърляне на вече валидираните данни от отчетите за разходите към счетоводната система на компанията, за да се извърши по-късно възстановяване на разходите на всеки служител.

4. Изведени проблеми

Генерирането на разходни листове е много често срещан процес в повечето компании. Смята се, че 60% от компаниите имат до 20% от работниците, които редовно попълват този вид документи.

Управлението на разходните листове обикновено включва поредица от много често срещани и ясно идентифицирани проблеми:

Изготвянето на разходните бележки включва значително работно време, един час на месец средно на служител.

The качество от тази работа не добавя стойност или производителност към компанията.

По-голямата част от работниците възприемат производството на информационни листове като a тежка задача.

The измама при изготвянето на бележки е много обобщен и контролът му е неефективен, сложен и скъп.

5. Ограниченията на разходния лист на Excel

Един от най-използваните документи за отчета за разходите е разходният лист на Excel, тоест използването на този формат за отчета за разходите. Това е традиционният метод за цял живот, който донесе много предимства при управлението на пътните разходи. Макар че също е вярно, това включва редица важни ограничения.

Най-известният е неговият ръчно управление . Въпреки че е вярно, че разходният лист е цифров, работникът трябва да попълни разходния лист на Excel, да запази хартиените билети и да ги изпрати физически на лицето, отговорно за надзора.

С документацията в ръка това лице ще трябва да прегледа ръчно разходната ведомост и след това да пристъпи към нейното осчетоводяване, също ръчно. По този начин управлението му не се различава много от това, което би било, ако беше на хартия.

Друго важно ограничение е липса на гъвкавост. Дори и да се стремите да направите шаблон, който най-добре отговаря на нуждите на компанията, винаги може да има случаи или случаи, в които се нуждаете от по-гъвкав разходен лист, който позволява определени промени или адаптации.

Но промяната на един от тези разходни листове на Excel не е толкова лесна. Ако трябва да направите малка промяна, тя също трябва да бъде направена във всички шаблони на всички работници, иначе анализът и последващото управление ще бъдат трудни. И наличието на множество версии на работната сила в обращение води до увеличаване на грешките и проблеми с управлението.

Липсата на интеграция с другите системи на компанията и работните потоци е друга липса, която е очевидна в този модел. Ако отчетът за разходите не е интегриран с другите процеси на компанията, като счетоводство, управление на проекти или клиенти и т.н., управлението на разходите се превръща в изолиран процес. Това го прави по-неефективни, по-сложни и по-скъпи по отношение на времето, но и икономически.

6. Ключове за генериране на перфектен разходен лист

Вече е извършен анализ на различните етапи, които се намесват във веригата на подготовка, контрол и управление на разходните листове, както и на най-често срещаните проблеми. Сега можете да идентифицирате три основни клавиша за създаване на безошибочни, оптимални и ефективни разходни листове:

1) Определете цялостна политика на разходите и информирайте служителите.

Информацията е ключът към добре свършената работа и производителността. От служител не може да се изисква правилно да изготвя бележките си за разходите, ако не е бил предварително информиран правилно. Това може да стане чрез ръководства и добър комуникационен план за изискванията на компанията: поддържани концепции, фиксиране на капачки и др.

Трябва да се установи и правилният и конкретен начин за оправдаване на разходите, като се избягва изпадането в претоварване на данни. За да се избегнат недоразумения, недоразумения и измами, е от съществено значение да се дефинират по възможно най-пълния и изчерпателен начин политиката на компанията за разходи и надбавки, както в пътуванията, така и в други концепции.

2) Избягвайте вътрешни измами.

Според годишния доклад на Captio за въздействието на вътрешната измама върху управлението на разходите, 3 от 4 организации са обезпокоени от измами в рамките на своята компания. В допълнение, други проучвания изчисляват на 47% процента на служителите, които редовно надуват разходите си средно между 10 и 15 евро на месец.

Чрез добра комуникация със служителите на фирмените политики или, с други думи, правилата на играта, измамите, особено неволните измами, могат да бъдат избегнати до голяма степен.

По отношение на измамите, които служителят извършва съзнателно, това може да бъде избегнато, лесно и много ефективно, с помощта на някакъв специфичен софтуер за автоматизирано управление на контрола на разходите.